Conditions générales d'abonnement

Conditions générales d’abonnement

1. Dispositions préliminaires

1.1 La solution QIPLIM est une application web en mode SaaS (ci-après la « Solution ») accessible à l’URL https://app.qiplim.com éditée par la société PANDO STUDIO, société par actions simplifiée, au capital social de 1 000 euros, immatriculée au RCS de Nantes, sous le n° 853 321 040 et dont le siège social est situé 40 rue de la Tour d’Auvergne à Nantes (44200) (ci-après « PANDO STUDIO »).

1.2 Les présentes conditions générales d’abonnement (ci-après les « CGA ») s’appliquent dans leur intégralité et constituent les conditions essentielles et déterminantes de toute utilisation de la Solution par tout client professionnel (ci-après le « Client »). La Solution peut être utilisée à titre gratuit après avoir créé un compte personnel sur la Solution ou à titre payant dans le cadre de l’achat de crédits (ci-après les « Crédits ») ou de la souscription d’un abonnement (ci-après l’« Abonnement »).

1.3 Le fait de créer un compte sur la Solution et a fortiori de cliquer sur « j’accepte les Conditions Générales d’Abonnement et les Conditions Générales d’Utilisation », implique l’acceptation sans réserves des CGA qui prévalent sur toutes conditions et stipulations du Client, même communiquées postérieurement aux CGA, non expressément acceptées par écrit par la société PANDO STUDIO.

1.4 Si l’une des clauses des CGA se trouvait, nulle ou annulée, pour quelque raison que ce soit, les autres clauses des CGA continueront de s’appliquer et les parties s’engagent à négocier de bonne foi pour remplacer ou modifier la clause annulée. Le fait pour la société PANDO STUDIO de ne pas se prévaloir à un moment donné d’une quelconque clause des CGA ne peut être interprété comme valant renonciation à se prévaloir ultérieurement des CGA ni de ladite clause.

1.5 Les CGA applicables sont celles en vigueur au moment de la création d’un compte. La société PANDO STUDIO se réserve le droit de modifier les CGA à tout moment, sous réserve d’en informer le Client, par email, au plus tard deux (2) mois avant la date d’application effective (sauf contrainte légale ou règlementaire imposant une modification en urgence des présentes CGA). Passé ce délai, toute nouvelle version des CGA se substituera de plein droit à la précédente version, la société PANDO STUDIO se réserve le droit d’apporter toute modification à la Solution, sans que le Client ne puisse se prévaloir d’un quelconque droit à indemnisation.

2. Achat de crédits et souscription d’un abonnement

2.1 Afin d’utiliser la Solution le représentant légal (ci-après l’ « Administrateur ») du Client doit se créer un compte personnel sur la Solution. Le compte de l’Administrateur est strictement personnel et l’Abonnement et/ou les Crédits sont rattachés à la structure du Client. Chaque Client du Client doit disposer d’un compte personnel et d’un Abonnement ou de Crédits affectés. Pour toute demande d’ouverture d’un compte Client portant sur plusieurs structures, le Client doit se rapprocher de PANDO STUDIO pour un devis personnalisé.

L’utilisation de la Solution, nécessite selon le cas, l’achat de Crédits ou la souscription d’un Abonnement par le Client, dans les conditions prévues au présent article.

2.2. Achat de Crédits

2.2.1 Afin d’acheter des crédits dématérialisés sur la Solution, permettant de créer des formations, le Client doit se connecter à son espace client en renseignant son identifiant et son mot de passe personnels. Lors de son inscription sur la Solution, le Client bénéficie d’un nombre de Crédits gratuits aux fins de tester la solution, valable 6 mois calendaires à compter de la date d’inscription du Client.

2.2.2 Afin d’acheter des Crédits, le Client doit cliquer sur «Pay as You Go » dans son espace client sur la Solution et peut :

soit créditer son compte Client, du nombre de Crédits de son choix au prix unitaire mentionné sur la Solution, en renseignant le nombre de Crédits choisis ;
soit sélectionner l’un des packs de Crédits proposés sur la Solution au prix indiqué sur la Solution.

Une fois le nombre de Crédits sélectionnés, le Client est invité à vérifier puis le cas échéant, à confirmer sa commande de Crédits sur la Solution. Le Client est ainsi redirigé vers la Solution internet Stripe via son système de paiement sécurisé en ligne, afin de payer par Carte bleue, Mastercard ou Visa.

Le Client garantit PANDO STUDIO qu’il détient toutes les autorisations requises pour utiliser le moyen de paiement choisi. En communiquant son numéro de carte bancaire, le Client autorise le débit du montant total de la commande de Crédits. Les informations relatives au paiement ne sont pas traitées sur la Solution. Les paiements par carte bancaire sont débités au moment de la commande.

2.2.3 Une fois le paiement en ligne effectué, PANDO STUDIO confirme la commande de Crédits en adressant un courrier électronique de confirmation au Client et l’espace client du Client est immédiatement crédité du nombre de Crédits achetés. Les Crédits achetés sont utilisables pendant une durée d’un an à compter de la date de la commande sur la Solution. Aucun remboursement de Crédits ne pourra avoir lieu.

2.3 Souscription d’un Abonnement

2.3.1 Afin de souscrire un Abonnement sur la Solution (ci-après la « Souscription »), permettant de bénéficier d’un nombre de Crédits sur une période déterminée et renouvelable, le Client doit se connecter à son espace client en renseignant son identifiant et son mot de passe personnels.

2.3.2 Le Client est invité à sélectionner le type d’Abonnement dont il souhaite bénéficier et à vérifier le contenu et le prix de l’Abonnement puis le cas échéant, à confirmer la souscription d’un Abonnement. Le Client est ainsi redirigé vers la Solution internet Stripe via son système de paiement sécurisé en ligne afin (i) de payer le premier mois de l’Abonnement et (ii) d’autoriser le prélèvement automatique des mois suivants, en renseignant les informations bancaires. Le Client peut choisir de régler par Carte bleue, Mastercard ou Visa. Le Client garantit PANDO STUDIO qu’il détient toutes les autorisations requises pour utiliser le moyen de paiement choisi. En communiquant son numéro de carte bancaire, le Client autorise le débit du montant total de l’Abonnement. Les informations relatives au paiement ne sont pas traitées sur la Solution. Une fois le paiement en ligne effectué, PANDO STUDIO confirme la souscription de l’Abonnement en adressant un courrier électronique de confirmation au Client. L’Abonnement entre en vigueur à compter sa souscription sur la Solution par le Client et est conclu pour la durée mensuelle ou annuelle indiquée sur la Solution et choisie par le Client. A l’issue de cette période il sera ensuite tacitement reconduit pour des périodes successives de même durée, sauf dénonciation par l’une ou l’autre des Parties adressée par lettre recommandée avec demande d’avis de réception, et réceptionnée par PANDO STUDIO au minimum un (1) mois avant le terme de la période en cours pour les engagements mensuels et au minimum trois (3) mois avant le terme de la période en cours pour les engagements annuels.

Le prix de l’Abonnement pourra être modifié par PANDO STUDIO à chaque date de renouvellement de l’Abonnement, sous réserve d’en informer le Client au plus tard un mois avant la date de renouvellement de l’Abonnement. En l’absence de résiliation de l’Abonnement dans les conditions de l’article 6, le nouveau prix de l’Abonnement s’appliquera automatiquement à la date de renouvellement de l’Abonnement.

2.3.3 Le prix de l’Abonnement varie selon le type d’Abonnement sélectionné par le Client sur la Solution et est celui figurant sur la Solution et accepté par le Client lors de la souscription de l’Abonnement. L’Abonnement est payable mensuellement. Le premier mois est immédiatement débité sur le compte bancaire du Client. Pour les mois suivants, l’Abonnement est facturé mensuellement terme à échoir, le 1er de chaque mois, par prélèvement bancaire. Toute mois débuté est intégralement du, y compris en cas de résiliation de l’Abonnement.

Le paiement ne sera considéré comme réalisé qu’après mise à disposition des fonds sur le compte du Prestataire. Sauf stipulation contraire à la Commande, aucun escompte n’est accordé en cas de paiement anticipé.

2.3.4 Les factures d’Abonnement sont disponibles sur l’espace client du Client sur la Solution. En cas d’incident de paiement tel que retard de paiement, rejet de prélèvement ou paiement partiel, PANDO STUDIO se réserve la faculté de suspendre tout ou partie de l’Abonnement en cours, et notamment de suspendre l’accès du Client à la Solution et aux Services sans préjudice des autres voies de recours dont dispose PANDO STUDIO. Tout incident de paiement entrainera, en outre, de plein droit et sans mise en demeure préalable, l’application d’une indemnité forfaitaire de 40 euros au titre des frais de recouvrement, la déchéance du terme de l’ensemble des dettes du Client à l’égard du Prestataire et le paiement de pénalités de retard au taux de 3 fois le taux de l’intérêt légal, sans préjudice de toute indemnisation complémentaire que PANDO STUDIO pourrait réclamer sur justificatifs. Tout paiement sera réputé s’imputer en priorité sur les pénalités de retard, intérêts de retard puis les créances les plus anciennes.

2.3.5 Aucun paiement ne peut faire l’objet d’une compensation, d’une réduction (par application de pénalités par exemple) ou d’un refus à l’initiative du Client, notamment en cas d’allégation de non-conformité ou de mauvaise exécution de l’Abonnement, sans l’accord préalable et écrit du Prestataire, et sans que PANDO STUDIO ait été en mesure de contrôler la réalité du grief allégué.

3. Utilisation de la solution

3.1 Édition de formations et décompte des Crédits

3.1.1 Le Client peut générer des formations et contenus pédagogiques sur la Solution en saisissant les champs prévus à cet effet. Le nombre de Crédits dont dispose le Client est affiché sur chaque écran de création de formation et permet au Client de suivre le décompte. Le Client est informé que la Solution intègre un module d’IA générative à usage général et que les requêtes qu’il renseigne (notamment en zone de commentaires libres) sont utilisées par l’IA pour lui proposer un contenu de formation. Le Client doit vérifier les données entrantes (sa requête) et les données sortantes (les résultats proposés) avant de valider la formation. En particulier, il est recommandé au Client d’anonymiser les documents et informations renseignées dans la Solution.

3.1.2 Les Crédits sont décomptés en fonction des actions du Client (nombre de mots, requête, régénération de contenu, etc.) et en fonction du nombre estimatif d’heures de formation que le contenu généré va permettre au Client d’animer.

3.1.3 Tout Crédit décompté n’est pas recrédité au Client en cas d’annulation d’une action ou de suppression de mots par exemple.

3.2 Fonctionnalités disponibles
Les fonctionnalités disponibles varient selon l’offre souscrite par le Client sur la Solution et sont indiquées lors de la Souscription d’un Abonnement ou lors de l’achat de Crédits sur la Solution.

3.3 Durée de validité des Crédits
Les Crédits achetés en dehors de tout Abonnement (Offre « Pay as You Go ») sont utilisables pendant 6 mois à compter de leur achat.
Les Crédits inclus dans un Abonnement sont valables un mois et ne sont pas reportés d’un mois sur l’autre. Tout Crédit non consommé au cours d’un mois n’est pas reporté sur le mois suivant en cas d’Abonnement annuel ou de renouvellement automatique de l’Abonnement mensuel.

3.4 Changement d’offre d’Abonnement
Au cours d’une période d’Abonnement, le Client peut acheter des Crédits sans engagements dans le cadre de l’offre « Pay as You Go » ou souscrire une offre d’Abonnement supérieure.
Dans une telle hypothèse, le Client choisit l’offre supérieure et paie la différence via le module Stripe. La nouvelle offre est ainsi disponible dans un délai maximal de 24 heures.
Dans les délais prévus pour la résiliation de l’Abonnement, le Client peut choisir une offre inférieure en souscrivant la nouvelle offre sur la Plateforme et en payant le tarif prévu via le module Stripe. La nouvelle offre est disponible à la date de renouvellement prévue.

3.5 Extraction des formations générées
Lorsque le Client a généré une formation sur la Solution, il peut la valider et l’extraire. Le livrable ainsi obtenu (ci-après le « Livrable ») est disponible sous plusieurs formats proposés sur la plateforme (.pptx, pdf, .web, etc.).

4. Prix et paiement de l’abonnement

4.1 Le prix de l’Abonnement ou des Crédits souscrits, par le Client est mentionné sur la Solution lors de la Souscription ou de l’achat de Crédits.

4.2 L’Abonnement est facturé, au choix du Client, mensuellement ou annuellement en début de période. En cas de cessation de l’Abonnement au cours d’une période (mois), aucun remboursement des sommes versées par le Client au titre de l’Abonnement ne sera effectué. Toute période initiée est intégralement due.

4.3 Les factures d’Abonnement sont payables en euros, par Stripe sur la Solution.

4.4 En cas d’incident de paiement tel que retard de paiement ou paiement partiel, la société PANDO STUDIO se réserve la faculté de suspendre l’accès du Client à la Solution sans préjudice des autres voies de recours. Tout incident de paiement entraînera, en outre, de plein droit et sans mise en demeure préalable, l’application d’une indemnité forfaitaire de quarante (40) euros au titre des frais de recouvrement, la déchéance du terme de l’ensemble des dettes du Client à l’égard de la société PANDO STUDIO et le paiement de pénalités de retard au taux de trois (3) fois le taux de l’intérêt légal, sans préjudice de toute indemnisation complémentaire que la société PANDO STUDIO pourrait réclamer sur justificatifs. Aucun paiement ne peut faire l’objet d’une compensation, d’une réduction (par application de pénalités par exemple) ou d’un refus à l’initiative du Client, notamment en cas d’allégation de non-conformité ou de mauvaise exécution, sans l’accord préalable et écrit de la société PANDO STUDIO, et sans que la société PANDO STUDIO ait été en mesure de contrôler la réalité du grief allégué.

5. Résiliation de l’abonnement et intuitu personae

5.1 Résiliation de l’Abonnement

Outre la faculté de résiliation de l’Abonnement par le Client à la fin de chaque période d’Abonnement telle que prévue à l’article 3, l’Abonnement pourra être résilié de plein droit, sans indemnité, par chacune des parties en cas :

De manquement par l’autre partie à l’une de ses obligations au titre de l’Abonnement, si la partie défaillante n’a pas remédié au manquement dans un délai de trente (30) jours calendaires à compter de la mise en demeure adressée par la partie à l’initiative de la résiliation, par lettre recommandée avec accusé de réception ;
De sauvegarde, redressement ou liquidation judiciaire et plus généralement de conclusion de tout plan amiable ou judiciaire avec les créanciers de l’autre partie, de cessation d’activité, dissolution ou liquidation amiable de l’autre partie ;
De force majeure, dans les conditions de l’article 8.

5.2 A la cessation de l’Abonnement pour quelque cause que ce soit :

L’ensemble des droits et obligations des parties s’éteindront de plein droit. Les dispositions des articles 8 à 12 survivront ;
Le Client s’engage à verser à PANDO STUDIO toute somme qu’il resterait à lui devoir ;
Le Client est informé que la Solution ne lui sera plus accessible et que les Licences prendront automatiquement fin.

De manière générale, l’exercice de cette faculté de résiliation ne dispense pas les parties de remplir les obligations contractées jusqu’à la date d’effet de la résiliation. L’Abonnement est conclu intuitu personae par PANDO STUDIO et ne pourra être cédé ou transféré de quelque manière que ce soit à un tiers, sans l’accord préalable et écrit de PANDO STUDIO.

6. Obligations et responsabilité de Pando Studio et du client

6.1 Obligations et responsabilité de PANDO STUDIO

PANDO STUDIO n’est tenue qu’à une obligation de moyens dans l’exécution des services proposés sur la Solution. PANDO STUDIO s’engage à faire ses meilleurs efforts pour sécuriser l’accès et l’utilisation de la Solution est libre de choisir la forme et les moyens techniques les plus appropriés pour mettre à la disposition du Client l’ensemble des fonctionnalités de la Solution.

La Solution pourra être momentanément indisponible pendant les opérations de maintenance, curative ou évolutive, nécessaires au bon fonctionnement de la Solution et en cas de survenance d’un événement hors du contrôle de PANDO STUDIO (tels que notamment une décision de l’hébergeur de la Solution, indépendante de la volonté de PANDO STUDIO). Les opérations de maintenance auront lieu à la discrétion de PANDO STUDIO, PANDO STUDIO s’efforcera néanmoins d’en avertir le Client.

En cas de survenance d’une défaillance technique affectant le fonctionnement de la Solution, PANDO STUDIO s’engage à faire ses meilleurs efforts pour rétablir le fonctionnement de la Solution dans les meilleurs délais. PANDO STUDIO ne pourra être tenue responsable de l’inexécution de l’une quelconque de ses obligations envers le Client en cas de force majeure s’entendant notamment de tout évènement tel que piratage de la Solution, interruption ou rupture des systèmes de télécommunication des Prestataires de PANDO STUDIO notamment des hébergeurs (incendie, inondation, …). PANDO STUDIO ne pourra être tenue responsable des intrusions extérieures, de la présence de virus informatiques dans le système informatique du Client, des éventuelles conséquences d’une altération, totale ou partielle, du fonctionnement de la Solution ayant pour origine une mauvaise utilisation de la Solution, du non-fonctionnement ou des lenteurs du réseau de télécommunication du Client.

La responsabilité de PANDO STUDIO est exclue pour tout défaut ou toute inexécution ne résultant pas exclusivement de son fait, notamment en cas d’inexécution de ses obligations par le Client. En particulier, PANDO STUDIO ne peut être tenue responsable des données renseignées ou importées par le Client dans la Solution ou des droits d’accès accordés par le Client à des tiers. Le Client garantit PANDO STUDIO contre toute condamnation ou transaction (civiles, administratives ou pénales) qui seraient prononcées à son encontre dans le cadre d’actions judiciaires ayant pour cause ou pour objet toutes actions relatives aux données renseignées ou importées par le Client dans la Solution (textes, images, …), incluant notamment les frais d’avocat et d’expertise et les frais et pertes qui pourraient en résulter pour PANDO STUDIO. En toute hypothèse, la responsabilité de PANDO STUDIO exclut notamment tout dommage indirect, consécutif ou immatériel, et incluant notamment tout gain manqué, perte, préjudice commercial, perte de chiffre d’affaires, perte de clientèle, perte de chance, et est, en tout état de cause, limitée au montant réglé par le Client au cours de l’année contractuelle en cours.

6.2 Obligations et responsabilité du Client

L’utilisation de la Solution suppose de disposer d’un ordinateur, d’une tablette ou d’un smartphone compatible et disposant d’un système d’exploitation régulièrement mis à jour.

Le Client est seul responsable de la mise à jour régulière du système d’exploitation de son matériel informatique et PANDO STUDIO ne saurait être tenue responsable en cas de difficultés d’accès à la Solution. Sauf preuve contraire rapportée par le Client, toute connexion à la Solution sera réputée avoir été effectuée par le Client. Toute perte, vol, détournement ou utilisation non autorisée de son adresse de courrier électronique ou de son mot de passe et leurs conséquences relèveront de la seule responsabilité du Client.

Le Client est seul responsable des formations générées par lui via la Solution, du respect des dispositifs de certification (ex : QUALIOPI), de la vérification du contenu créé par et via la Solution.

7. Données personnelles

7.1 Données traitées par les parties en qualité de responsables de traitement

Les parties s’engagent à traiter les données à caractère personnel conformément à la réglementation applicable à la protection des données personnelles, et notamment au Règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, entré en vigueur le 25 mai 2018 (le « RGPD »). Elles s’engagent à respecter l’ensemble des obligations qui leur incombent respectivement en leur qualité de responsables de traitement. Aux fins de conclusion, de gestion et d’exécution de l’Abonnement et de suivi de la relation contractuelle, chaque partie traite les données personnelles de ses interlocuteurs personnes physiques, salariés ou dirigeants de l’autre partie (ci-après les « Interlocuteurs »).

Le traitement des données personnelles (telles que noms, prénoms, adresses email de contact) de ces Interlocuteurs est nécessaire à chacune des parties pour l’exécution de l’Abonnement, la facturation et le renouvellement ou la résiliation de l’Abonnement.

Aucun transfert de ces données personnelles hors Union européenne ne sera effectué par les parties. Les données des Interlocuteurs d’une partie pourront être communiquées par l’autre partie à une autorité administrative en cas de contrôle (DGCCRF, CNIL, administration fiscale, …), à une administration ou une juridiction en cas de décision administrative ou judiciaire, ou un Conseil dans le cadre d’un litige relatif à l’exécution de l’Abonnement.

La partie divulgatrice en informera immédiatement l’autre partie. Chaque partie s’engage à conserver les données personnelles des Interlocuteurs de l’autre partie pendant la durée de l’Abonnement et pendant une durée maximale de 3 années à compter de la fin de l’Abonnement. Chaque partie s’engage à informer l’autre partie de toute mise à jour relative aux données personnelles de ses Interlocuteurs concernés. Chaque partie est responsable de l’information de ses Interlocuteurs du traitement de leurs données personnelles par l’autre partie. Les Interlocuteurs de chaque partie disposent d’un droit d’accès, de rectification, de portabilité et d’effacement de ses données, ainsi que d’un droit d’opposition et d’un droit à la limitation du traitement des données les concernant.

Les personnes concernées disposent du droit d’introduire une réclamation concernant le traitement de leurs données personnelles que PANDO STUDIO réalise auprès de la CNIL (Commission Nationale Informatique et Libertés) https://www.cnil.fr. Toute personne dont les données personnelles sont collectées peut définir des directives, générales ou particulières, relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de ses données personnelles après son décès.

7.2 Données traitées par PANDO STUDIO en qualité de sous-traitant de données personnelles

Dans le cadre de l’Abonnement, PANDO STUDIO peut être amenée à traiter des données personnelles pour le compte du Client en qualité de sous-traitant au sens du RGPD. Conformément aux dispositions de l’article 28 du RGPD, les conditions dans lesquelles PANDO STUDIO traitera ces données figurent à l’Annexe 1 des CGA relatif à la protection des données à caractère personnel.

8. Référence commerciale

PANDO STUDIO est expressément autorisée à utiliser le nom du Client ou tout autre signe distinctif lui appartenant à titre de référence commerciale notamment dans des présentations commerciales, à destination de prospects ou de Clients, dans des communiqués de presse indiquant les références commerciales, sur son site internet, sur ses pages entreprises des réseaux sociaux ou dans le cadre de la publication de témoignages.

9. Propriété intellectuelle

9.1 Droit d’utilisation de la Solution et des Livrables

A compter de la fourniture d’un Livrable et sous réserve du parfait respect du Contrat et en contrepartie du paiement de l’intégralité de l’Abonnement ou des Crédits, PANDO STUDIO accorde au Client un droit d’utilisation personnel, non-exclusif et non-cessible d’utilisation des Livrables, pour la durée légale de protection des droits d’auteur sur les Livrables et pour le monde entier. Ce droit inclut pour les textes générés par la Solution le droit d’extraction sur tout support existant. Le droit d’extraction ne s’applique pas aux éléments graphiques créés par la Solution.

Le Client s’engage à ne pas supprimer, tronquer ou masquer de quelque manière que ce soit, le nom de PANDO STUDIO ou de la Solution QIPLIM sur les Livrables.

En outre, PANDO STUDIO accorde au Client un droit d’utilisation personnel, non-exclusif et non-cessible d’utilisation de la Solution, pour la durée de validité de son compte Client (telle que prévue à la Politique de Confidentialité de PANDO STUDIO).

9.2 Droits de PANDO STUDIO

PANDO STUDIO demeure seul titulaire de l’intégralité des droits de propriété intellectuelle sur la Solution, la charte graphique, les contenus (vidéo, photo, logo, etc.) et les codes sources. Le Client est informé que toute violation des dispositions qui précèdent est susceptible d’entraîner la résiliation de l’Abonnement et, en outre, d’être qualifiée de faits de contrefaçon, passible de poursuites civiles et pénales. En toute hypothèse, le Client n’acquiert aucun droit sur toute méthode ou savoir-faire élaboré par PANDO STUDIO.

9.3 Droit du client

Le Client demeure seul titulaire des données qu’il renseigne et télécharge sur la Solution et garantit PANDO STUDIO contre toute réclamation d’un tiers ou condamnation d’une juridiction ou d’une autorité administration portant sur les données téléchargées ou renseignées par le CLIENT sur la PLATEFORME.

10. Droit applicable et attribution de compétence

Les CGA, l’Abonnement et, de manière générale, les relations commerciales entre les parties sont régies par le droit français. A défaut de résolution amiable du litige, tout litige relatif au Contrat et aux relations entre PANDO STUDIO et le Client, sera soumis à la compétence exclusive des juridictions compétentes du ressort de la Cour d’Appel de RENNES, y compris en cas de référé, d’ordonnance sur requête, de pluralité de défendeurs, de demande incidente ou d’appel en garantie.

Annexe 1 : traitements de données personnelles mis en œuvre par Pando Studio en qualité de sous-traitant

Dans le cadre de l’exécution des CGA, PANDO STUDIO est amenée, en qualité de sous-traitant, à traiter des données personnelles pour le compte du Client, responsable de traitement.

La présente Annexe a pour objet de définir, conformément aux dispositions de l’article 28 du RGPD, les conditions dans lesquelles PANDO STUDIO s’engage à effectuer pour le compte du Client les opérations de traitement de données personnelles, objet des CGA.

Dans la présente Annexe, les termes employés, au singulier ou au pluriel, avec une majuscule, auront la signification prévue à l’Abonnement.

1. Périmètre des traitements mis en œuvre par la société Pando Studio

PANDO STUDIO est autorisée à traiter pour le compte du responsable de traitement les données à caractère personnel, nécessaires pour fournir les Prestations dans le cadre des CGA.

Les catégories de personnes concernées par les traitements mis en œuvre par PANDO STUDIO dans le cadre des CGA sont les Clients de la Solution.

Dans le cadre des CGA, PANDO STUDIO opère les traitements suivants sur les données personnelles :

Enregistrement ;
Stockage ;
Consultation ;
Conservation.

Les finalités des traitements de données personnelles sont les suivantes : exécution des CGA, hébergement et maintenance de la Solution.

2. Durée des traitements mis en œuvre par la société Pando Studio

La durée du traitement des données personnelles correspond à la durée des CGA.

3. Engagements du client

Pour l’exécution des CGA, le Client met à la disposition de PANDO STUDIO, les informations nécessaires suivantes :

Le nom et les coordonnées du (ou des) responsable(s) de traitement des données personnelles, du Client au sens du RGPD ;
Le nom et les coordonnées du Délégué à la Protection des Données personnelles du Client, au sens du RGPD, le cas échéant ou à défaut, de l’interlocuteur de PANDO STUDIO quant aux données personnelles pour les besoins de la présente Annexe ;
Les instructions documentées relatives aux données personnelles, nécessaires à l’exécution des dispositions de la présente Annexe par PANDO STUDIO.

4. Engagements de la société Pando Studio

PANDO STUDIO s’engage à :

Traiter les données uniquement pour la ou les seule(s) finalité(s) d’exécution des CGA ;
Traiter les données conformément aux instructions documentées du Client. Si PANDO STUDIO considère qu’une instruction constitue une violation de la règlementation applicable à la protection des données personnelles, elle s’engage à en informer immédiatement le Client ;
Informer le Client, dans l’hypothèse où elle serait tenue de procéder à un traitement de données personnelles en vertu d’une disposition impérative résultant du droit de l’Union européenne ou du droit des États membres, sauf si le droit concerné interdit une telle information pour des motifs importants d’intérêt public ;
Obtenir l’accord préalable et écrit du Client, avant de mettre en œuvre un transfert des données personnelles vers un pays situé hors Union européenne. Si cet accord est donné, PANDO STUDIO s’engage à coopérer avec le Client afin d’assurer :
- Le respect des procédures permettant de se conformer à la réglementation applicable à la protection des données personnelles, par exemple, dans le cas où une autorisation de la part d’une autorité de contrôle compétente apparaîtrait nécessaire ;
- Si besoin, la conclusion d’un ou plusieurs contrats permettant d’encadrer les flux transfrontières de données personnelles. PANDO STUDIO s’engage, en particulier et si nécessaire, à signer de tels contrats avec le Client. Pour ce faire, il est convenu entre les Parties que les clauses contractuelles types publiées par la Commission européenne seront utilisées pour encadrer les flux transfrontières de données personnelles.
Garantir la confidentialité des données personnelles traitées dans le cadre du présent Contrat d’Abonnement ;
Veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les données personnelles, en vertu du présent Contrat d’Abonnement :
- S’engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité ;
- Reçoivent la formation nécessaire en matière de protection des données à caractère personnel.
Prendre en compte, s’agissant de ses outils, produits, applications ou services, les principes de protection des données personnelles dès la conception et de protection des données personnelles par défaut ;
Aider le Client dans le respect de ses propres obligations applicables à la protection des données personnelles.

5. Recours à la sous-traitance ultérieure

PANDO STUDIO est autorisée à faire appel à un ou plusieurs autres sous-traitants (ci-après le « Sous-traitant Ultérieur ») pour mener des activités de traitement spécifiques. Le Sous-traitant Ultérieur est tenu de respecter les obligations des CGA, et de ne traiter des données personnelles que pour le compte et selon les instructions documentées du Client. En conséquence, PANDO STUDIO s’engage à signer avec son Sous-traitant Ultérieur un Contrat écrit imposant au Sous-traitant Ultérieur des obligations en matière de protection des données personnelles permettant le respect de celles fixées dans le Contrat. Il appartient à PANDO STUDIO de s’assurer, notamment à travers ce Contrat écrit, que le Sous-traitant Ultérieur présente les mêmes garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du RGPD. PANDO STUDIO demeure pleinement responsable à l’égard du Client de l’exécution par le Sous-traitant Ultérieur de ses obligations, notamment en ce qui concerne la notification des violations de données à caractère personnel.

6. Information et droits des personnes concernées

Le Client est seul responsable de l’information et de l’exercice des droits des personnes concernées relative aux traitements mis en œuvre par le Client et le cas échéant, par PANDO STUDIO et les Sous-traitants Ultérieurs. Dans l’hypothèse où PANDO STUDIO recevrait une demande d’exercice des droits d’une personne concernée, il s’engage à la transmettre au Client dans les meilleurs délais, étant précisé que seul le Client pourra répondre à de telles demandes. PANDO STUDIO s’engage à apporter son concours au Client, afin de l’assister dans la réponse aux demandes des personnes concernées, en lien avec les Prestations fournies dans le cadre des CGA.

7. Respect de la règlementation applicable a la protection des données personnelles

En qualité de responsable de traitement, le Client est seul responsable du respect de ses propres obligations légales et règlementaires applicables à la protection des données personnelles des Clients de la Solution.

8. Notification des violations de données personnelles

Lors d’une violation de données personnelles au sens du RGPD, PANDO STUDIO s’engage à procéder à toutes investigations utiles sur les manquements aux règles de protection, afin d’y remédier dès que possible et de diminuer l’impact de tels manquements sur les personnes concernées. PANDO STUDIO notifie au Client toute violation de données personnelles, dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance. Cette notification pourra être complétée ensuite, dans la mesure du possible, de toute documentation utile, afin de permettre au Client, si nécessaire, de notifier cette violation à l’autorité de contrôle compétente ou de communiquer auprès des personnes concernées, telle que la description et la nature des données personnelles concernées, la description de l’origine de la violation des données, la description des mesures prises par PANDO STUDIO pour remédier à ladite violation de données personnelles.

Seul le Client est responsable de la décision, de notifier ou non, la violation à l’autorité de contrôle compétente et de communiquer, cette information ou non, aux personnes concernées, aucune notification ou communication ne sera effectuée par PANDO STUDIO à ce titre.

9. Mesures de sécurité

PANDO STUDIO s’engage à faire ses meilleurs efforts, afin de mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées, pour protéger les données personnelles, de manière à ce que les traitements de données personnelles mis en œuvre dans le cadre des CGA soient conformes au RGPD et à la loi française du 6 janvier 1978 (dite « Loi Informatique et Libertés »).

PANDO STUDIO s’engage ainsi, notamment, à prendre toutes précautions utiles au regard de la nature des données personnelles et des risques présentés par les traitements, pour préserver la sécurité des données personnelles, des fichiers et notamment limiter les risques de déformation, d’altération, d’endommagement, de destruction de manière fortuite ou illicite, de perte, de divulgation et/ou tout accès par des tiers non autorisés préalablement par le Client.

Les moyens mis en œuvre par PANDO STUDIO destinés à assurer la sécurité et la confidentialité des données incluent notamment les mesures suivantes, telles que :

Le contrôle régulier des mesures techniques et organisationnelles, pour garantir la sécurité et la pérennité des données personnelles traitées ;
La mise en œuvre d’un système d’authentification renforcée des utilisateurs de la Solution ;
La mise en place de sauvegardes régulières des données par l’hébergeur de PANDO STUDIO ;
La sensibilisation régulière des salariés de PANDO STUDIO à la sécurité des données personnelles et au respect de la règlementation applicable à la protection des données personnelles (par exemple, au moyen d’une charte informatique, de notices d’informations, de formations ou de modules e-learning ou d’une clause de confidentialité dans les contrats de travail) ;
PANDO STUDIO s’engage à maintenir ces moyens tout au long de l’exécution des CGA.

En tout état de cause, PANDO STUDIO s’engage en cas de changement des moyens visant à assurer la sécurité et la confidentialité des données personnelles, à les remplacer par des moyens d’une performance équivalente ou supérieure.

PANDO STUDIO ne pourra être tenue responsable en cas de violation de données personnelles ne résultant pas de son fait, et notamment en cas de non-respect par le Client de ses propres obligations au regard de la règlementation applicable à la protection des données personnelles ou en cas d’absence d’instructions documentées communiquées par écrit par le Client à PANDO STUDIO afin de se conformer à une règlementation ou à des usages applicables au secteur d’activité du Client.

10. Sort des données personnelles à l’issue des CGA

A la cessation des CGA, PANDO STUDIO s’engage au choix du Client :

A détruire de manière sécurisée toutes les données personnelles et les fichiers informatisés comportant les données personnelles qui resteraient en sa possession dans un délai de deux (2) mois après la cessation des CGA ;
Ou, à les restituer au Client dans un délai de deux (2) mois après la cessation des CGA.

En l’absence d’instructions écrites du Client formulées dans un délai maximal de dix (10) jours, à compter de la cessation des CGA, PANDO STUDIO s’engage à détruire les données personnelles dans les conditions précitées.

11. Audit

PANDO STUDIO met à la disposition du Client, la documentation nécessaire pour démontrer le respect de toutes ses obligations et pour permettre, dans la limite d’un audit par année contractuelle et pendant les heures de travail de PANDO STUDIO, la réalisation d’audits, par le Client ou un autre auditeur qu’il a mandaté, et contribuer à ces audits. Ces audits seront effectués sur la base des informations demandées par le Client à PANDO STUDIO, en vue de démontrer les procédures et la documentation mise en place par PANDO STUDIO pour se conformer au RGPD. Tous les frais engagés par le Client dans le cadre dudit audit seront exclusivement supportés par le Client. Le Client communiquera à PANDO STUDIO préalablement, et au moins deux mois à l’avance toute demande d’opération d’audit, par lettre recommandée avec accusé de réception, détaillant les documents demandés, la date prévue de l’audit, ainsi que le nom et les coordonnées des personnes en charge de l’audit et le périmètre juridique et technique de l’audit. L’audit sera effectué à distance et dans l’hypothèse où les conclusions de la personne en charge de l’audit l’exigent, un audit complémentaire dans les locaux de PANDO STUDIO pourra être réalisé par lesdites personnes. Dans le cas d’un audit complémentaire dans les locaux de PANDO STUDIO, le Client assumera les frais supplémentaires résultants notamment de la nécessité d’un renforcement des effectifs pour permettre la réalisation de l’audit et la continuité de l’activité de PANDO STUDIO, lesquels seront facturés au Client par PANDO STUDIO (en ce compris les frais supportés par les Sous-traitants Ultérieurs de ce fait).

L’audit est réalisé par le Client ou par un tiers de son choix, sous réserve que ce tiers ne soit pas un concurrent, direct ou indirect, de PANDO STUDIO ou du Sous-traitant Ultérieur concerné, qu’il soit soumis à un engagement contractuel de confidentialité, dont copie sera remise à PANDO STUDIO en amont des opérations d’audit. PANDO STUDIO collaborera de bonne foi avec l’auditeur et lui communiquera toutes informations, tous documents ou toutes explications nécessaires à la réalisation de l’audit, sous réserve qu’ils soient directement en lien avec les Prestations fournies dans le cadre des CGA. Toutefois, PANDO STUDIO pourra refuser de communiquer des informations relatives à des données personnelles d’autres Clients ou relatives aux systèmes d’information et aux mesures de sécurité d’autres Clients. En outre, l’audit exclut toute communication de documents de nature financière, comptable et tenant aux relations de PANDO STUDIO ou des Sous-traitants Ultérieurs avec d’autres Clients ou relevant du secret des affaires. Les résultats de l’audit feront l’objet d’un débat contradictoire et d’une validation par les deux Parties et le Client s’interdit de les communiquer à un tiers sans autorisation préalable et écrite de PANDO STUDIO. Dans l’hypothèse où le Client souhaiterait réaliser des audits des Sous-traitants Ultérieurs, ceux-ci ne pourront être réalisés que dans les conditions indiquées ci-avant.

12. Coopération en cas de contrôle et responsabilité

En cas de contrôle d’une autorité compétente, les Parties s’engagent à coopérer entre elles et avec l’autorité de contrôle. Dans le cas où le contrôle mené ne concernerait que les traitements mis en œuvre par PANDO STUDIO en tant que responsable de traitement, PANDO STUDIO fera son affaire du contrôle.

Dans le cas où le contrôle mené chez PANDO STUDIO concernerait les traitements mis en œuvre au nom et pour le compte du Client, PANDO STUDIO s’engage à en informer le Client et à ne prendre aucun engagement pour lui.

En cas de contrôle d’une autorité compétente chez le Client portant notamment sur les Prestations délivrées par PANDO STUDIO, le Client s’engage à en informer immédiatement PANDO STUDIO et PANDO STUDIO s’engage à coopérer avec le Client et à lui fournir toute information dont il pourrait avoir besoin ou qui s’avèrerait nécessaire.